Habeas Data
- OBJETIVO
Establecer las pautas y criterios generales para el manejo de datos personales de empleados, clientes y proveedores de INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S.
- MARCO NORMATIVO
- A continuación se menciona la normatividad relacionada con la Protección de Datos Personales:
- Ley 1266 de 2008
- Ley 1581 de 2012
- Decreto 1377 de 2013
- Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 (Reglamentación Parcial de la Ley 1581).
- Circular 02 del 3 de noviembre de 2015 de (Adición al Capítulo 2, Título V de la Circular Única de la SIC.
- Decreto 886 de 2014 – Reglamentación del Artículo 25 de la Ley 1581: Registro Nacional de Bases de Datos las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
- ALCANCE
El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE SAS., respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento y transferencia de datos personales, y fijar las responsabilidades de la compañía y de sus empleados en el manejo y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos.
- DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento de conformidad con la Ley.
- Archivos: Conjunto de documentos conservados por la empresa en donde conste información personal regulada por la ley.
- Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y a los datos biométricos.
- Encargado del tratamiento: La persona natural o jurídica que realice el tratamiento de los datos personales por cuenta de la Compañía.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre las bases y tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de los datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- POLÍTICA
6.1. Generales
6.1.1. INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S., en adelante la Compañía, identificada con NIT 800.196.426-7, con domicilio principal en la CRA 90 # 17B-51 Bodega 25 en la ciudad de Bogotá, página web https://newline.com.co/, se hace responsable del tratamiento de datos personales que aparezcan registrados en sus bases de datos y archivos de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y Decreto 886 de 2014 las demás normas que los deroguen, modifiquen.
6.1.2. Para efectos de alguna solicitud o reclamación relacionada con la presente política se pone a disposición el correo electrónico talento[email protected][ca1] y el teléfono: 7444544.
6.1.3. Toda área o colaborador de la Compañía que por sus funciones esté encargado del tratamiento de bases de datos con información personal debe cumplir con lo dispuesto en la política y procedimiento del presente documento.
6.1.4. La compañía debe inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos las bases que contengan datos personales sujetos a tratamiento.
7.2. Tratamiento de la información
7.2.1. Cumplimiento de la Ley
La Compañía cumple estrictamente los requerimientos de ley sobre Protección de Datos Personales, en especial la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015, Decreto 886 de 2014 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.
7.2.2. Finalidad
La Compañía informa a los titulares la finalidad específica del tratamiento de sus datos personales, el cual en todo caso tendrá como fin principal realizar la gestión contable, fiscal, administrativa, comercial, Operativa, y de recursos humanos de la Compañía; así como el desarrollo de actividades de bienestar, salud, educación, cultura, y velar por la seguridad de personas y bienes relacionadas con la actividad de la misma.
La Compañía suprime los datos personales recaudados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
7.2.3. Autorización
La Compañía ejercerá el tratamiento de la información con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, el cual será obtenido a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
No es necesaria la autorización cuando se trate de:
- Información que sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos que sean de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de la persona.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS
INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S. recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán:
- a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes;
- b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
- c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG- SST).
- d) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
- e) Consultar memorandos o llamados de atención.
- f) Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
- g) Contactar en casos de emergencia.
Así mismo, INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S. almacena datos personales que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección de sus empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos, para que puedan ser convocados para futuros procesos de selección de la compañía.
A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Recursos Humanos, con la finalidad de administrar la relación contractual entre INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S. y el empleado.
Terminada la relación laboral, INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S. procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
9.2. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES
INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S. recolecta los datos personales de sus Proveedores y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Proveedores de INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S. serán:
- Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
- Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas.
- Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.
INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S. solo recaudará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S., tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S. devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
9.3. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES
INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S. recolecta los datos personales de sus Clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Clientes de INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S. serán:
- a) Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
- b) Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía.
- c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado.
- d) Cumplir con el objeto del contrato celebrado,
- e) Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes.
- f) Vinculación en general de cada cliente.
- g) Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing.
9.4. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE REGISTRO DE VIDEO VIGILANCIA
INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S. recolecta los datos biométricos contenidos en sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S . Serán:
- a) Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.
- b) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía.
- c) Controlar el ingreso, permanencia y salida empleados y contratistas, clientes, proveedores, u otros agentes externos en las instalaciones de la empresa. Para cumplir con el deber de información que les corresponde a INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S. como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a treinta (30) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
9.5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CONTROL INGRESO
INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S. recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S, y a las instalaciones de los clientes de la empresa serán:
- a) Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
- b) Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
- c) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa.
- d) Controlar que personas ajenas a la empresa visitan las instalaciones con el fin de tenerlas en cuenta en caso de evacuación ante alguna emergencia.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a tres (3) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
- DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
Aunque no hace parte del objeto social de la compañía, cuando INDUSTRIA ELECTRICA NEWLINE S.A.S. realice el tratamiento de los Datos Personales de menores de edad como es el caso de los datos de los hijos de sus trabajadores para cumplir con las obligaciones de ley, la empresa garantizará el respeto de los derechos de los niños, niñas y adolescentes, los cuales priman en todo caso, y así mismo la empresa se compromete a recolectar en todos los casos la respectiva autorización para su tratamiento.
7.2.4. Veracidad
La información facilitada por el titular deberá ser veraz, completa, exacta, comprobable y actualizada. El titular garantiza la autenticidad de todos aquellos datos que comunique a la Compañía.
7.2.5. Acceso y circulación de la información
En el tratamiento de la información la Compañía se acoge a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y de la Constitución. En este sentido la Compañía sólo hará tratamiento de los datos con autorización del titular y en los casos previstos por la Ley.
La información estará disponible en internet u otro medio de comunicación masivo siempre que el acceso esté controlado de acuerdo a las políticas de la Compañía y esté limitado a sus titulares o terceros autorizados para el tratamiento de la información.
7.2.6. Seguridad de la información
La Compañía cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar seguridad a los datos de carácter personal obtenidos y que reposan en sus bases de datos y archivos, evitando su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado o fraudulento.
La Compañía puede publicar bases de datos personales en la Intranet o Internet siempre que cuente con autorización previa del titular de los datos personales, se fijen restricciones para su acceso y la publicación esté aprobada por el Departamento de Mercadeo.
7.2.7. Confidencialidad
La Compañía garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizadas las labores que comprende el tratamiento.
Los colaboradores de la Compañía encargados del tratamiento de la información personal se comprometen a cumplir con lo dispuesto en la política y procedimiento del presente documento.
7.2.8. Datos sensibles
La Compañía únicamente puede tratar datos sensibles cuando:
- El titular haya otorgado autorización explícita a dicho tratamiento
- Sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos se requiere autorización de los representantes legales.
- Se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- Tenga una finalidad histórica, estadística o científica, siempre que se adopten medidas para la supresión de identidad de los titulares.
7.2.9. Derechos de los titulares
Los titulares de la información tratada por la Compañía tienen los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
- Solicitar prueba de autorización otorgada a la Compañía, salvo en los casos que especifica la Ley que no requieren autorización:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
- Datos de naturaleza pública
- Urgencia médica o sanitaria
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
- Datos relacionados con el registro civil de las personas
- Ser informado del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por incumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 y Decreto 886 de 2014 las demás normas que los deroguen, modifiquen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos cuando la Compañía no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder a sus datos personales objeto de tratamiento por la Compañía.
- El titular de la información puede presentar peticiones, consultas y reclamos a través del correo [email protected]
- PROCEDIMIENTO
8.1. Autorizaciones
La Compañía solicita autorización escrita a todo proveedor, cliente o colaborador del cual realice el tratamiento de datos personales, siempre que sea persona natural, para que sus datos puedan ser tratados de conformidad con la finalidad establecida en cada caso.
8.2. Consultas
El titular que desee realizar consultas sobre su información personal lo podrá hacer a través del correo electrónico y Decreto 886 de 2014 las demás normas que los deroguen, modifiquen.
Por solicitud del titular, la Compañía suministrará toda la información contenida en el registro individual o vinculado con la identificación del titular.
La Compañía responderá la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo de la misma. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la Compañía informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta que no puede superar cinco (5) días hábiles siguientes al primer vencimiento.
8.3. Reclamos
El titular o el causahabiente podrá realizar un reclamo ante la Compañía para que su información personal sea objeto de corrección, actualización, supresión o cuando consideren que la Compañía incumple con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Único Reglamentario No 1074 de 2015 Decreto 886 de 2014 y las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen..
Igualmente podrá revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Los reclamos se hacen a través del correo electrónico [email protected].
Los reclamos deben contener:
- Identificación del titular
- Descripción de los hechos que dan a lugar el reclamo
- Dirección
- Documentos adjuntos (si aplica).
Si la persona encargada de recibir el reclamo detecta que los datos no están completos solicitará al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo que se hagan las correcciones necesarias.
La persona encargada de recibir el reclamo dará respuesta del mismo. En caso de no ser competente para hacerlo, enviará en un término de máximo dos (2) días hábiles a quien debe dar respuesta e informará de tal situación al interesado.
La Compañía responderá al reclamo dentro de los quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo del mismo. Si no es posible dar respuesta en este lapso de tiempo, la Compañía informará al interesado los motivos de la demora y señalará la fecha de respuesta, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al primer vencimiento.
Los reclamos presentados por los titulares se deberán inscribir en el Registro Nacional de Bases de Datos
8.4. Transferencia y transmisión de la información
La Compañía suministrará los datos personales objeto de tratamiento a las siguientes personas:
- Titular de la información, sus causahabientes o representantes legales.
- Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Terceros autorizados por el titular o por la ley.
La Compañía suministrará los datos personales a terceros siempre que cuenten con autorización del titular de la información con la finalidad de responder a los requerimientos normales de la operación de sus negocios. En este caso el tercero, a partir del momento en que reciba la información, se convierte en encargado del tratamiento de la misma y deberá cumplir con las obligaciones legales. A todo tercero que por su relación con la Compañía se le encargue el tratamiento de datos personales se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la ley y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del titular para tratar sus datos personales.
8.5. Transferencias internacionales
La Compañía transfiere lo datos personales a terceros países siempre que éstos proporcionen niveles adecuados de protección de datos de conformidad con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, y cuando:
- El titular otorgue su autorización expresa e inequívoca para la transferencia
- El intercambio de datos sea exigido por razones de salud o higiene pública
- Se trate de transferencias bancarias o bursátiles
- Se trate de transferencia acordada en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte
- Sea necesario para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento o para la ejecución de medidas precontractuales.
- Sea exigido legalmente para la salvaguardia del interés público o para fines judiciales.
8.6. Excepciones
La presente política no aplica para las bases de datos y archivos que:
- Tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
- Tengan por finalidad y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
- Tengan por finalidad información periodística y otros contenidos editoriales.
8.7. Vigencia
La presente Política y Procedimiento entra en vigencia a partir del 14 de marzo del 2022 y hasta la expedición de otras o cambio sustancial de las mismas.
